16 Nov , 2021

Cosa sono gli eventi non profit?

Gli eventi non profit possono essere di stampo informativo, per presentare la propria mission e i propri progetti, o di stampo puramente filantropico, come negli eventi di fundraising, ossia di raccolta fondi. Ciò che li accomuna è la volontà di rendere tangibile il proprio progetto, di rendere partecipi invitati e volontari avvicinandoli alla causa sostenuta. Clan Group Culture si occupa di eventi benefici e progetti rivolti al sociale da anni, in tutte le loro forme. Abbiamo realizzato manifestazioni, aste, concerti, spettacoli, cene e convegni per rendere uniche le raccolte fondi dei nostri clienti. Un evento pianificato con attenzione può portare numerosi vantaggi alle organizzazioni senza scopo di lucro e per questo è uno strumento da non sottovalutare. 

Perché organizzare eventi filantropici?

Siamo dell’idea che tutto ciò che riceviamo dalla società in cui viviamo, dal territorio e dalle persone che ci vivono, debba essere in un qualche modo restituito. Noi organizziamo eventi, e farlo per istituzioni ed enti non profit è il nostro modo di essere al fianco dei più fragili. Negli eventi di fundraising il primo obiettivo è la raccolta dei fondi. Ma per quali altri motivi le organizzazioni senza scopo di lucro dovrebbero organizzare eventi? 

• Consentono di aumentare la propria visibilità e diffondere la propria mission, magari incuriosendo e avvicinando nuove persone alla tematica e al progetto;
• Permettono di ringraziare i donatori e i volontari con un gesto concreto, di partecipazione e vicinanza;
• Motivano i donatori, consolidando i rapporti e coinvolgendo le persone;
• Si possono sfruttare per lanciare in maniera innovativa e partecipata un nuovo progetto o una nuova idea;
• Sono occasioni per festeggiare insieme dei traguardi raggiunti o dei giorni speciali.

Organizzare eventi è quindi un’opportunità che, ben pianificata, si può inserire efficacemente nella propria strategia di comunicazione e promozione. Colloca i partecipanti al centro di una storia di cui, come donatori o volontari, possono essere protagonisti. 

Come organizzare un evento di successo?

Chi organizza eventi non profit può lasciare spazio alla creatività ma deve sempre avere a guidarlo una strategia. I nostri eventi sono studiati e realizzati con attenzione ai minimi dettagli per rendere l’esperienza totalizzante, coerente ed indimenticabile. Questo è possibile grazie ad un’analisi approfondita delle richieste del cliente e delle necessità del progetto. 

Ecco, quindi, i nostri 8 consigli per rendere il tuo evento di raccolta fondi un successo:

1. Definisci l’obiettivo dell’evento

I clienti ci regalano un sogno e noi lo possiamo rendere un progetto concreto individuando gli obiettivi specifici da raggiungere: un aumento di volontari e donatori, un accrescimento della visibilità o dell’attenzione mediatica, un ritorno di immagine o l’insieme di alcuni di questi. Una volta chiaro lo scopo si può iniziare a camminare per raggiungerlo. 

2. Decidi il target

Le persone sono le protagoniste indiscusse dei nostri eventi. Lo sono gli invitati e coloro che lavorano dietro le quinte, nello staff. Studiamo il target per entrare in contatto con le singole persone ed emozionarle, coinvolgerle nella nostra storia e nella nostra mission perché decidano di farne parte.

3. Organizza il budget

È importante bilanciare gusto estetico e funzionalità per venire incontro alle necessità del cliente senza rinunciare alla completezza auspicata e la cura dei dettagli richiesta. Fa parte della definizione del budget anche la ricerca di investitori, finanziatori esterni e sponsor coerenti con il proprio progetto. 

4. Forma un team vincente di cui ti fidi

Noi di Clan Group lo sappiamo bene, la famiglia è importante ed è la comunanza di valori a renderla tale. Il singolo, all’interno della squadra, deve essere valorizzato per la sua unicità ma potenziato grazie alla collaborazione e al lavoro di gruppo. È giusto lavorare sul clima e la fiducia riposta nel team per lavorare efficacemente con serenità.

5. Individua una location unica

Il luogo e gli allestimenti li scegliamo affinché rappresentino il progetto ed i suoi valori. Anche i più piccoli dettagli sono pensati e hanno un significato. Ma non ci scordiamo, che oltre all’apparenza la location deve rispondere anche a esigenze funzionali, di accessibilità e sicurezza. Niente e nessuno deve essere trascurato.

6. Investi in comunicazione e promozione

Scegliamo un concept e un messaggio che intrighi gli invitati, che li incuriosisca e li faccia attendere con ansia il giorno dell’evento. Utilizziamo poi la comunicazione per informare le persone su dove, come, quando e perché si terrà la nostra raccolta fondi, in modo da rendere immediatamente piacevole e spensierata la loro esperienza.

7. Prevedi sempre un piano B

Gli imprevisti, nonostante le precauzioni prese, possono sempre bussare alla porta. Un evento ben organizzato si riconosce dall’attitudine al problem solving e dai piani di emergenza realizzati. Sicuramente un piano B ma molto spesso anche un piano C, per controllare le incognite che regnano sovrane nel nostro settore. 

8. Prepara un report finale

Alla fine di ogni nostro evento realizziamo un report finale, mettendo per iscritto ciò che è andato bene e ciò che poteva essere migliorato. Grazie agli oltre 15 anni di esperienza nel settore, sappiamo che un buon resoconto può aiutare a capire come rendere ancora più indimenticabile il prossimo progetto. 

Puoi utilizzare questi consigli come guida per organizzare qualsiasi evento a cui vuoi dare una spinta in più e un occhio di riguardo. Sono attenzioni che possono essere prese in considerazione in ogni caso e facilmente si rivelano il jolly di un evento di successo.