8 consigli per rendere il tuo evento non profit di successo.

16 Nov , 2021
Cosa sono gli eventi non profit?
Gli eventi non profit possono essere di stampo informativo, per presentare la propria mission e i propri progetti, o di stampo puramente filantropico, come negli eventi di fundraising, ossia di raccolta fondi. Ciò che li accomuna è la volontà di rendere tangibile il proprio progetto, di rendere partecipi invitati e volontari avvicinandoli alla causa sostenuta. Clan Group Culture si occupa di eventi benefici e progetti rivolti al sociale da anni, in tutte le loro forme. Abbiamo realizzato manifestazioni, aste, concerti, spettacoli, cene e convegni per rendere uniche le raccolte fondi dei nostri clienti. Un evento pianificato con attenzione può portare numerosi vantaggi alle organizzazioni senza scopo di lucro e per questo è uno strumento da non sottovalutare.
Perché organizzare eventi filantropici?
Siamo dell’idea che tutto ciò che riceviamo dalla società in cui viviamo, dal territorio e dalle persone che ci vivono, debba essere in un qualche modo restituito. Noi organizziamo eventi, e farlo per istituzioni ed enti non profit è il nostro modo di essere al fianco dei più fragili. Negli eventi di fundraising il primo obiettivo è la raccolta dei fondi. Ma per quali altri motivi le organizzazioni senza scopo di lucro dovrebbero organizzare eventi?
- Consentono di aumentare la propria visibilità e diffondere la propria mission, magari incuriosendo e avvicinando nuove persone alla tematica e al progetto;
- Permettono di ringraziare i donatori e i volontari con un gesto concreto, di partecipazione e vicinanza;
- Motivano i donatori, consolidando i rapporti e coinvolgendo le persone;
- Si possono sfruttare per lanciare in maniera innovativa e partecipata un nuovo progetto o una nuova idea;
- Sono occasioni per festeggiare insieme dei traguardi raggiunti o dei giorni speciali.
Organizzare eventi è quindi un’opportunità che, ben pianificata, si può inserire efficacemente nella propria strategia di comunicazione e promozione. Colloca i partecipanti al centro di una storia di cui, come donatori o volontari, possono essere protagonisti.
Come organizzare un evento di successo?
Chi organizza eventi non profit può lasciare spazio alla creatività ma deve sempre avere a guidarlo una strategia. I nostri eventi sono studiati e realizzati con attenzione ai minimi dettagli per rendere l’esperienza totalizzante, coerente ed indimenticabile. Questo è possibile grazie ad un’analisi approfondita delle richieste del cliente e delle necessità del progetto.
Ecco, quindi, i nostri 8 consigli per rendere il tuo evento di raccolta fondi un successo:
- Definisci l’obiettivo dell’evento
I clienti ci regalano un sogno e noi lo possiamo rendere un progetto concreto individuando gli obiettivi specifici da raggiungere: un aumento di volontari e donatori, un accrescimento della visibilità o dell’attenzione mediatica, un ritorno di immagine o l’insieme di alcuni di questi. Una volta chiaro lo scopo si può iniziare a camminare per raggiungerlo.
- Decidi il target
Le persone sono le protagoniste indiscusse dei nostri eventi. Lo sono gli invitati e coloro che lavorano dietro le quinte, nello staff. Studiamo il target per entrare in contatto con le singole persone ed emozionarle, coinvolgerle nella nostra storia e nella nostra mission perché decidano di farne parte.
- Organizza il budget
È importante bilanciare gusto estetico e funzionalità per venire incontro alle necessità del cliente senza rinunciare alla completezza auspicata e la cura dei dettagli richiesta. Fa parte della definizione del budget anche la ricerca di investitori, finanziatori esterni e sponsor coerenti con il proprio progetto.
- Forma un team vincente di cui ti fidi
Noi di Clan Group lo sappiamo bene, la famiglia è importante ed è la comunanza di valori a renderla tale. Il singolo, all’interno della squadra, deve essere valorizzato per la sua unicità ma potenziato grazie alla collaborazione e al lavoro di gruppo. È giusto lavorare sul clima e la fiducia riposta nel team per lavorare efficacemente con serenità.
- Individua una location unica
Il luogo e gli allestimenti li scegliamo affinché rappresentino il progetto ed i suoi valori. Anche i più piccoli dettagli sono pensati e hanno un significato. Ma non ci scordiamo, che oltre all’apparenza la location deve rispondere anche a esigenze funzionali, di accessibilità e sicurezza. Niente e nessuno deve essere trascurato.
- Investi in comunicazione e promozione
Scegliamo un concept e un messaggio che intrighi gli invitati, che li incuriosisca e li faccia attendere con ansia il giorno dell’evento. Utilizziamo poi la comunicazione per informare le persone su dove, come, quando e perché si terrà la nostra raccolta fondi, in modo da rendere immediatamente piacevole e spensierata la loro esperienza.
- Prevedi sempre un piano B
Gli imprevisti, nonostante le precauzioni prese, possono sempre bussare alla porta. Un evento ben organizzato si riconosce dall’attitudine al problem solving e dai piani di emergenza realizzati. Sicuramente un piano B ma molto spesso anche un piano C, per controllare le incognite che regnano sovrane nel nostro settore.
- Prepara un report finale
Alla fine di ogni nostro evento realizziamo un report finale, mettendo per iscritto ciò che è andato bene e ciò che poteva essere migliorato. Grazie agli oltre 15 anni di esperienza nel settore, sappiamo che un buon resoconto può aiutare a capire come rendere ancora più indimenticabile il prossimo progetto.
Puoi utilizzare questi consigli come guida per organizzare qualsiasi evento a cui vuoi dare una spinta in più e un occhio di riguardo. Sono attenzioni che possono essere prese in considerazione in ogni caso e facilmente si rivelano il jolly di un evento di successo.